Działając na podstawie art. 92 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) zawiadamiam, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Digitalizację retrospektywnych zbiorów opisów patentowych i opisów wzorów użytkowych uszeregowanych w układzie klasowym”:
1. Za najkorzystniejszą uznana została oferta Konsorcjum firm UNIZETO TECHNOLOGIES S.A. z siedzibą w Szczecinie, przy ul. Królowej Korony Polskiej 21 i NEUROSOFT Sp. z o.o. z siedzibą w Osoli, przy ul. Kolejowej 18. Oferta wskazanego Wykonawcy otrzymała maksymalną liczbę punktów (100 pkt) zgodnie z jedynym kryterium ceny oferty: cena 100 % oraz jednocześnie nie jest ofertą podlegającą odrzuceniu. Wykonawca zaoferował zrealizowanie zamówienia w cenie 1.681.160,00 zł brutto.
2. Zamawiający wykluczył z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Konsorcjum firm: Telecomp Service Sp. j. 04-628 Warszawa, ul. Alpejska 38 i SkanSerwis Sp. z o.o. 01-106 Warszawa, ul. Nakielska 3 (cena oferty: 1.525.000,00 zł brutto), ponieważ Wykonawca nie wniósł wadium.
Wykonawca załączył do oferty kopię bankowej gwarancji wadialnej, jednak nie złożył oryginału gwarancji w Kasie Urzędu – co było wymogiem określonym w rozdziale X, pkt 2 ppkt 4 Specyfikacji. Wadium ma na celu zabezpieczenie interesów Zamawiającego poprzez materialne zagwarantowanie podpisania umowy ze strony Wykonawcy i w związku z powyższym musi zostać wniesione w formie i treści umożliwiającej Zamawiającemu skuteczne zaspokojenie swoich roszczeń w przypadku niewykonania przez Wykonawcę zobowiązania podpisania umowy. Kopia gwarancji takiego zabezpieczenia nie stanowi, gdyż w jej treści wprost zapisano, że „z dniem zwrotu bankowi oryginału gwarancji, nawet przed dniem upływu jej ważności, odpowiedzialność banku wynikająca z niniejszej gwarancji ustaje”. Zatem, w omawianym przypadku, aby uznać, że oferta jest zabezpieczona wadium to Zamawiający powinien dysponować oryginałem dokumentu gwarancyjnego. Ponadto z informacji uzyskanych w banku, który wystawił przedmiotowy dokument, jednoznacznie wynika, że na podstawie kserokopii dokumentu gwarancji Zamawiający nie zrealizuje gwarancji bankowej. Jednocześnie załączona gwarancja bankowa wystawiona została na jednego członka konsorcjum. Pomimo, że jak wynika z treści kserokopii dokumentu gwarancyjnego, gwarancja ta została wystawiona w związku z konkretnym postępowaniem przetargowym – to nie zabezpiecza ona w pełni zawarcia umowy przez wszystkich członków konsorcjum.
W związku z powyższym, po analizie konkretnego, załączonego do oferty w formie kserokopii dokumentu gwarancji bankowej, Zamawiający stwierdził, że w przedmiotowej sprawie oferta nie jest skutecznie zabezpieczona wadium. Ponieważ, wadium nie podlega uzupełnieniu, Zamawiający był zobowiązany do wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy. Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
Ponadto Zamawiający, po analizie treści oferty złożonej przez Telecomp Service Sp. J. z siedzibą w Warszawie i ScanSerwis Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, działających zgodnie z oświadczeniem tych podmiotów, jako konsorcjum, ustalił, że oferta nie zawiera dokumentu pełnomocnictwa, a jedynym oświadczeniem w tym zakresie jest zapis w formularzu oferty, że ustanawia się pełnomocnikiem Telecomp Service Sp. J. Zgodnie z zapisami Specyfikacji Wykonawca był zobowiązany załączyć do oferty pełnomocnictwo określające zakres pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy (do reprezentowania albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego). W świetle wskazanego uregulowania pełnomocnictwo przedstawione przez Wykonawców wobec braku określenia zakresu umocowania nie spełnia wymagań Prawa zamówień publicznych i Specyfikacji przedmiotowego zamówienia.
Jednocześnie oferta Wykonawcy jest niezgodna w swej treści z treścią specyfikacji i w związku z powyższym podlegałaby odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy. W Specyfikacji Zamawiający określił termin realizacji zamówienia na dzień 31 marca 2008 r., natomiast Wykonawca zaoferował wykonanie zamówienia na dzień 31 marca 2008 r., nie krócej niż 22 tygodnie od daty podpisania umowy. Zaproponowany przez Wykonawcę termin jest niezgodny z treścią Specyfikacji - biorąc pod uwagę 60-ciodniowy termin związania ofertą, w którym Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym umowy. Zastrzeżenie wpisane przez Wykonawcę „nie krócej niż 22 tygodnie od daty podpisania umowy” może spowodować, że po podpisaniu umowy w terminie związania ofertą - termin wykonania zamówienia wyznaczony przez Zamawiającego na dzień 31 marca 2008 r. zostanie przekroczony.
Dodatkowo Wykonawca nie wskazał w ofercie „metodyki prowadzenia projektu” co było wymogiem Zamawiającego zapisanym w punkcie 4.1 Opisu przedmiotu zamówienia i również skutkowałoby odrzuceniem oferty. Brak wskazania metodyki całkowicie uniemożliwia Zamawiającemu przeprowadzenie weryfikacji zapisów Planu Jakości Projektu oraz sposobu zarządzania projektem tj. sposobu organizacji i realizacji przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający odrzucił ofertę INCO Sp. z o.o. ul. Młyńska 4, 66-400 Gorzów Wielkopolski (cena oferty: 7.311.342,88 zł brutto) na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ oferta jest niezgodna w swej treści z treścią Specyfikacji.
Wykonawca dokonał podziału przedmiotu zamówienia na 3 etapy, z których tylko termin wykonania dwóch etapów jest zgodny z terminem zakreślonym w SIWZ - 31 marca 2008 r. - jednak pod warunkiem postawionym przez Wykonawcę, że podpisanie umowy nastąpi do dnia 30.09.2007 r. Termin wykonania 3 etapu został określony na 30.09.2009 r. i w tym terminie możliwe jest wykonanie przez Wykonawcę zlecenia w wymaganej przez Zamawiającego jakości. W formularzu oferty Wykonawca zawarł zapis, że akceptuje warunki umowy stanowiącej załącznik nr 8 do Specyfikacji pod warunkiem uwzględnienia przez Zamawiającego własnych warunków zawartych przez Wykonawcę w punkcie 20 oferty, takich jak np. płatności za odbiory częściowe, określenie maksymalnej wysokości kar umownych. Powyższe wprowadzone przez Wykonawcę zapisy są niezgodne z treścią Specyfikacji i skutkują odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy.
Ponadto Wykonawca nie wskazał w ofercie „metodyki prowadzenia projektu” co było wymogiem Zamawiającego zapisanym w punkcie 4.1 Opisu przedmiotu zamówienia i również skutkuje odrzuceniem oferty na podstawi art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy. Brak wskazania metodyki całkowicie uniemożliwia Zamawiającemu przeprowadzenie weryfikacji zapisów Planu Jakości Projektu oraz sposobu zarządzania projektem tj. sposobu organizacji i realizacji przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia.
Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP
mgr inż. Cezary Pyl
Warszawa, dnia 5 października 2007 r.